M365 mi Workspace mi? Hangisi işletmem için doğru karar?
M365 Business Basic, kullanıcı başına yaklaşık 60 TL ile web uygulamaları ve 50 GB posta kotası sunarken, Workspace Business Starter 50 TL seviyesinde yalnızca bulut tabanlı araçlar içerir. Masaüstü Office (Word, Excel) ihtiyacınız varsa M365 Business Standard veya Premium; dosya depolama ağırlıklı çalışıyorsanız Workspace Business Standard (her kullanıcıya 2 TB) daha uygun olabilir. Elazığ'daki bir muhasebe ofisi için M365’in yerel uygulamaları vazgeçilmezken, yalnızca e-posta ve takvim kullanan bir perakendeci Workspace ile yetinebilir.
Kurulum öncesinde ihtiyaç analizi neden yapılmalı?
Kullanıcı sayısı, mevcut e-posta sistemi (örneğin cPanel, yerel Exchange), ortalama depolama tüketimi ve güvenlik gereksinimleri (örneğin DLP, ATP) lisans türünü ve geçiş yöntemini doğrudan belirler. 15 kişilik bir ekip, Workspace Business Starter’ın 30 GB paylaşımlı depolamasıyla idare edebilirken, büyük eki dosyaları gönderen bir mimarlık ofisi M365 Business Standard'ın 1 TB’lık bireysel kotalarına ihtiyaç duyar. Bu görüşmelerde sık yapılan hata, lisansı abartılı veya eksik almaktır; kişi başı maliyet hesaplanırken yıllık faturalamanın %15-20 tasarruf sağladığı da unutulmamalıdır.
Alan adımı (domain) M365 veya Workspace ile nasıl eşleştiririm?
Öncelikle alan adı sağlayıcınızın (Türk Telekom, İsimTescil, GoDaddy) kontrol panelinde MX kaydını ilgili platformun verdiği adrese yönlendirmeniz gerekir. M365 için MX değeri genellikle 'yourdomain.mail.protection.outlook.com' iken Workspace'te 'ASPMX.L.GOOGLE.COM' biçimindedir. SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının da eklenmesi e-posta teslim edilebilirliğini artırır; bu işlemler kesinti yaşanmaması için kurulum gününden en az 24 saat önce tamamlanmalıdır.
Mevcut e-postalarım yeni platforma nasıl taşınır?
IMAP tabanlı geçiş yöntemi, eski sunucudaki tüm postaları klasör yapısıyla birlikte yeni hesaba kopyalar. Örneğin 2 GB büyüklüğündeki bir posta kutusu, IMAP üzerinden ortalama 4-6 saatte aktarılabilir; veri miktarı arttıkça süre doğrusal olarak uzar. M365’in yerleşik geçiş sihirbazı veya Google Workspace Migration for Microsoft Exchange aracı bu iş için idealdir; aktarıma başlamadan önce küçük bir test hesabı ile başarıyı doğrulamak veri kaybını önler.
Kurulum gününde neler yaşanıyor?
Saat 09:00’da kullanıcı hesapları oluşturulur ve lisanslar atanır; ardından alan adı doğrulaması yapılarak MX kaydının yayılması kontrol edilir. Öğle saatlerinde e-posta akışı test edilir, sonrasında IMAP posta aktarımı başlatılır. Gün sonuna doğru her kullanıcıya Outlook veya Gmail istemcisi kurulumu için yönlendirme sağlanır; mobil cihaz ayarları (iOS/Android) da aynı aşamada tamamlanır.
E-posta istemcisi (Outlook, Gmail) kurulumu nasıl gerçekleşiyor?
M365’te Autodiscover özelliği sayesinde Outlook, alan adı ve kullanıcı adıyla saniyeler içinde yapılandırılır; manuel sunucu ayarlarına gerek kalmaz. Workspace’te ise GWSMO eklentisi Outlook ile senkronizasyonu sağlar; ayrıca Apple Mail veya Thunderbird için IMAP/SMTP ayarları elle girilmelidir. Mobil tarafta Exchange ActiveSync (M365) veya Google Sync (Workspace) ile e-posta, takvim ve kişiler tek seferde senkronize edilir.
Kurumsal işbirliği araçları (Teams, Google Meet, Drive) entegrasyonu nasıl sağlanır?
M365’te Teams ekipleri SharePoint siteleriyle bağlanır; her ekip için ayrı kanallar, dosya klasörleri ve izinler otomatik oluşturulur. Workspace’te ise Drive paylaşılan sürücüleri ve Meet toplantıları Google Takvim ile entegre çalışır. Elazığ’daki bir inşaat firmasının proje dosyalarını bu araçlarla merkezi olarak yönetmesi için kurulumda kullanıcılara uygulamaların masaüstü ve mobil sürümleri yüklenir, ardından ekibe bir saatlik online eğitim verilir.
Lisans yönetimi ve maliyet hesaplaması nasıl yapılır?
M365’te Business Basic (web), Business Standard (desktop) ve Business Premium (güvenlik + Intune) katmanları bulunur; Workspace’te ise Business Starter, Standard ve Plus benzer şekilde ayrışır. Elazığ’daki KOBİ’ler genellikle aylık ödemeyi tercih eder ancak yıllık taahhütte %15-20 tasarruf sağlanır. Kullanıcı ekleme/çıkarma işlemleri portaldan anında yapılır; fazla lisans maliyeti oluşmaması için kurulum sırasında eski hesapların devre dışı bırakılması gerekir.
Bu konuda yazdıklarımız: M365/Workspace kurulumu hakkında daha detaylı bilgiyi nerede bulabilirim?
Sitemizde 'M365’ten Workspace’e geçiş rehberi', 'Alan adı MX kaydı değişimi adımları' ve 'IMAP aktarımı sırasında sık yapılan hatalar' başlıklı makaleler yer alıyor. Ayrıca kurulum öncesi kontrol listesi ve her iki platformun karşılaştırmalı lisans tablosu indirilebilir PDF olarak mevcut. Tüm bu içerikler, geçiş sürecini adım adım görselleştirerek size zaman kazandırmayı hedefliyor.